Cómo hacer una factura
Una factura no es una petición amable de dinero: es un documento con contenido obligatorio, y un dato que falta es justo lo que permite a un cliente retrasar el pago sin quedar mal.
Toda factura lleva los datos de las dos partes, un número correlativo, la fecha, la descripción de lo vendido, la base imponible, el IVA, la retención si procede y el total. Rellena el modelo, descarga el PDF y envíalo.
Rellenar el modelo gratisPaso a paso
- Identifica a las dos partes
Tu nombre o el de tu empresa, tu domicilio y tu NIF o CIF; después el nombre, el domicilio y el NIF del cliente.
- Numera y fecha
Un número por factura, nunca repetido, en una serie correlativa sin saltos. Añade la fecha de emisión y la de vencimiento.
- Describe lo que cobras
Una línea por concepto, con la cantidad y el precio unitario. Una descripción vaga es la primera causa de que una factura vuelva con preguntas.
- Suma y di cómo se paga
Base imponible, tipo e importe del IVA, retención si la hay, total a pagar — y tu cuenta bancaria con el plazo.
La numeración correlativa
La regla es la misma en casi todas partes: una serie continua, sin huecos y sin duplicados. Un prefijo de año la hace legible — 2026-001, 2026-002 — y deja el ejercicio a la vista.
Nunca borres una factura ya enviada. Emite una factura rectificativa en su lugar: la serie queda intacta y la corrección queda visible, que es exactamente lo que busca una inspección.
IVA y retención de IRPF
El tipo de IVA depende de lo que vendas, y algunas actividades están exentas y tienen que decirlo en la propia factura. Cuando el cliente es una empresa de otro país, el impuesto se traslada con frecuencia al comprador.
Si eres profesional autónomo y facturas a una empresa o a otro profesional, lo habitual es aplicar además una retención de IRPF, que el cliente ingresa por ti. Comprueba el tipo que te corresponde antes de emitir: es la línea que más varía según el caso.
Plazos de pago y qué hacer si no llega
Indica el vencimiento como una fecha, no como «a la recepción»: una fecha se puede reclamar, una fórmula se discute. Entre empresas, la ley limita hasta dónde puede alargarse el plazo pactado.
Si la fecha pasa, una reclamación cortés es el primer paso y un requerimiento formal el segundo. Los dos forman parte de la vida normal de un negocio y los dos funcionan mejor por escrito.
Preguntas frecuentes
¿Los números de factura tienen que ir seguidos?
Sí: la serie debe ser correlativa y sin huecos, de modo que ninguna factura pueda desaparecer discretamente. Los saltos son lo primero que busca una inspección.
¿Se puede facturar sin ser autónomo?
Depende del caso. Vender de forma habitual exige darse de alta; una venta ocasional entre particulares se documenta de otra manera, con un contrato de compraventa en lugar de una factura.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?
Varios años, tanto las emitidas como las recibidas, y el plazo fiscal y el mercantil no siempre coinciden. Guarda los PDF: son ellos los que hacen prueba.