Come fare una fattura
Una fattura non è una richiesta cortese di denaro: è un documento dal contenuto obbligatorio, e un dato mancante è esattamente ciò che permette a un cliente di rinviare il pagamento senza fare brutta figura.
Ogni fattura riporta i dati delle due parti, un numero progressivo, la data, la descrizione di ciò che è stato venduto, l'imponibile, l'IVA, l'eventuale ritenuta e il totale. Compila il modello, scarica il PDF, invialo.
Compila il modello gratisPasso per passo
- Identifica le due parti
Il tuo nome o la tua ragione sociale, l'indirizzo e la partita IVA o il codice fiscale; poi il nome, l'indirizzo e i dati fiscali del cliente.
- Numera e data
Un numero per fattura, mai riutilizzato, in una serie progressiva senza salti. Aggiungi la data di emissione e quella di scadenza.
- Descrivi ciò che addebiti
Una riga per voce, con la quantità e il prezzo unitario. Una descrizione vaga è la prima causa di una fattura che torna indietro con delle domande.
- Totalizza e di' come pagare
Imponibile, aliquota e importo dell'IVA, eventuale ritenuta, totale da pagare — poi l'IBAN e il termine.
La numerazione progressiva
La regola è quasi ovunque la stessa: una serie continua, senza salti e senza duplicati. Un prefisso con l'anno la rende leggibile — 2026-001, 2026-002 — e mette l'esercizio sotto gli occhi.
Non cancellare mai una fattura già emessa. Emetti invece una nota di credito: la serie resta intatta e la correzione resta visibile, che è esattamente ciò che un controllo si aspetta di trovare.
IVA, regime forfettario e fattura elettronica
L'aliquota dipende da ciò che vendi, e alcuni regimi non applicano l'IVA e devono dirlo in fattura indicando la norma di riferimento. Chi opera in regime forfettario rientra in questo caso.
In Italia la fattura tra operatori economici passa in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio: un PDF vale come copia di cortesia per il cliente, non come fattura trasmessa. Verifica cosa si applica alla tua posizione prima di considerare chiuso l'invio.
Termini di pagamento, e cosa fare se non arriva nulla
Indica la scadenza come data, non come « a ricevimento »: una data si fa valere, una formula si discute. Tra imprese la legge limita fin dove può essere allungato il termine pattuito.
Se la data passa, un sollecito cortese è il primo passo e una diffida formale il secondo. Entrambi fanno parte della vita normale di un'attività, ed entrambi funzionano meglio per iscritto.
Domande frequenti
I numeri di fattura devono essere consecutivi?
Sì: la serie deve essere progressiva e senza salti, così che nessuna fattura possa sparire in silenzio. I buchi sono la prima cosa che un controllo va a cercare.
Si può fatturare senza partita IVA?
Dipende dal caso. Vendere in modo abituale richiede l'apertura di una posizione; una cessione occasionale tra privati si documenta diversamente, con un atto di vendita invece che con una fattura.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture?
Diversi anni, sia quelle emesse sia quelle ricevute, e i termini fiscali e civilistici non sempre coincidono. Conserva i PDF: sono loro a fare prova.