Rechnung schreiben
Eine Rechnung ist keine höfliche Bitte um Geld: sie ist ein Dokument mit vorgeschriebenem Inhalt, und eine fehlende Angabe ist genau das, was einem Kunden erlaubt, die Zahlung ohne schlechtes Gewissen zu verschieben.
Jede Rechnung nennt beide Parteien, eine fortlaufende Nummer, das Rechnungsdatum, den Leistungszeitraum, die Beschreibung der Leistung, den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und die Summe. Vorlage ausfüllen, PDF herunterladen, versenden.
Vorlage kostenlos ausfüllenSchritt für Schritt
- Beide Seiten benennen
Ihr Name oder Ihre Firma mit vollständiger Anschrift und Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; dann Name und Anschrift des Kunden.
- Nummerieren und datieren
Eine Nummer je Rechnung, niemals doppelt, in einer fortlaufenden Reihe ohne Lücken. Dazu das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel.
- Die Leistung beschreiben
Eine Zeile je Position, mit Menge und Einzelpreis, und der Zeitraum der Leistung. Eine vage Beschreibung ist der häufigste Grund für Rückfragen.
- Summieren und die Zahlung regeln
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag — dann Ihre Bankverbindung und die Frist.
Die fortlaufende Rechnungsnummer
Die Regel ist fast überall dieselbe: eine fortlaufende Reihe ohne Lücken und ohne Doppelungen. Ein Jahrespräfix macht sie lesbar — 2026-001, 2026-002 — und zeigt das Geschäftsjahr auf einen Blick.
Löschen Sie nie eine bereits versandte Rechnung. Schreiben Sie stattdessen eine Storno- oder Korrekturrechnung: die Reihe bleibt geschlossen und die Korrektur bleibt nachvollziehbar, was eine Prüfung genau so erwartet.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Der Steuersatz hängt davon ab, was Sie verkaufen. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und muss stattdessen auf der Rechnung darauf hinweisen — ohne diesen Satz fehlt eine Pflichtangabe.
Bei Leistungen an ein Unternehmen im Ausland geht die Steuerschuld häufig auf den Empfänger über, was ebenfalls auf der Rechnung stehen muss. Das ist der Teil, den Sie für Ihren Fall prüfen sollten, statt ihn aus einer Vorlage zu übernehmen.
Zahlungsziel, und was tun, wenn nichts kommt
Nennen Sie die Frist als Datum, nicht als „sofort“: ein Datum lässt sich durchsetzen, eine Formel lässt sich bestreiten. Zwischen Unternehmen sind dreißig Tage der übliche Ausgangspunkt.
Verstreicht der Termin, ist eine freundliche Zahlungserinnerung der erste Schritt und eine förmliche Mahnung der zweite. Beides gehört zum normalen Geschäft, und beides wirkt schriftlich besser.
Häufige Fragen
Müssen Rechnungsnummern lückenlos aufeinanderfolgen?
Ja: die Reihe muss fortlaufend und ohne Lücken sein, damit keine Rechnung unbemerkt verschwinden kann. Lücken sind das Erste, wonach eine Betriebsprüfung sucht.
Kann ich ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?
Das hängt vom Fall ab. Wer regelmäßig verkauft, braucht in aller Regel eine angemeldete Tätigkeit; ein einmaliger Verkauf zwischen Privatleuten wird anders belegt, nämlich mit einem Kaufvertrag statt einer Rechnung.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Mehrere Jahre, und zwar sowohl die geschriebenen als auch die erhaltenen. Bewahren Sie die PDF-Dateien auf: sie sind der Beleg, auf den es im Zweifel ankommt.