Come scrivere una diffida formale
Una diffida è la lettera che segna la fine delle richieste cortesi. In molte situazioni è anche il passaggio che un giudice si aspetta di trovare nel fascicolo prima di ascoltarla, ed è per questo che la sua forma pesa più del suo tono.
Esponga i fatti con date e importi, dica esattamente che cosa pretende, conceda un termine chiaro e annunci che cosa farà se scade. Spedisca con raccomandata o PEC, conservi la ricevuta, e non annunci un passo che non è pronto a compiere.
Compila il modello gratisPasso per passo
- Identifichi bene entrambe le parti
Nome e indirizzo suoi per esteso, quelli del destinatario come compaiono sul contratto o sulla fattura. Una diffida indirizzata a un'insegna invece che alla società può valere assai poco.
- Esponga i fatti, con le date
Che cosa è stato pattuito, quando, che cosa è stato pagato, che cosa non è stato consegnato. Date e cifre, non aggettivi: è questo il paragrafo che verrà citato.
- Formuli la pretesa e il termine
Che cosa vuole esattamente e entro quando. Quindici giorni sono un termine consueto e ragionevole; qualunque sia, deve lasciare il tempo materiale di agire.
- Annunci il seguito, poi spedisca
Indichi il passo che compirà se il termine scade, firmi, e spedisca in modo che la data di ricevimento risulti agli atti.
In che cosa differisce dai solleciti precedenti
Un sollecito chiede. Una diffida costituisce in mora il debitore, ed è ciò che fa decorrere gli interessi moratori e che un giudice cerca prima di entrare nel merito.
Quell'effetto dipende dal fatto che la lettera non sia ambigua: una pretesa, un importo, un termine e una conseguenza. Una lettera che esprime solo delusione non pesa più delle tre che l'hanno preceduta.
Soltanto fatti che può provare
Tutto ciò che sta nell'esposizione dei fatti dovrebbe poter essere messo davanti a un giudice: una fattura, un contratto, una bolla di consegna, uno scambio di messaggi. Dati ogni elemento.
Lasci fuori ciò che non può dimostrare e ciò che soltanto sospetta. Un'esagerazione in una diffida è la prima cosa che userà l'avvocato dell'altra parte, e costa più di quanto renda.
Non annunci mai un passo che non farà
Se scrive che il sedicesimo giorno incaricherà un avvocato, sia pronto a farlo. Un termine che scade senza nulla dietro insegna all'altra parte che le sue lettere si possono ignorare, e quel terreno si riguadagna con grande fatica.
Se non ha ancora deciso, formuli la conseguenza in un modo che può onestamente sostenere: che si riserva di agire in giudizio senza ulteriore avviso, per esempio.
Domande frequenti
Serve un avvocato per mandare una diffida?
No. Una diffida spedita dal creditore stesso produce i medesimi effetti giuridici. Su carta intestata di uno studio viene spesso presa più sul serio, ma è una differenza pratica, non giuridica.
Quale termine conviene concedere?
Quello che è ragionevole rispetto a ciò che si chiede. Quindici giorni sono l'uso per un pagamento; una riparazione o una consegna possono ragionevolmente richiederne di più.
E se la ignorano del tutto?
Allora la lettera ha svolto la sua seconda funzione: mostra al giudice che ha dato un'occasione chiara di rimediare. Conservi la ricevuta con la sua copia, e valuti se l'importo giustifica una causa.