Come fare un preventivo per un cliente
Un preventivo non è un listino. È un'offerta: appena il cliente la accetta per iscritto, entrambi siete tenuti a ciò che dice — compreso tutto ciò che ha dimenticato di dire.
Identifichi le due parti, numeri e dati il preventivo, descriva ogni voce con quantità e prezzo unitario, mostri l'imponibile e il totale con IVA, fissi una data di validità e dica chiaramente che cosa è escluso.
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- Identifichi sé stesso e il cliente
Ragione sociale, indirizzo e partita IVA, e i dati del cliente. Un preventivo di un professionista non identificabile desta diffidenza a ragione.
- Lo numeri e lo dati
Un numero di preventivo e una data di emissione. Quando lo stesso cliente chiede tre versioni, il numero è l'unico modo per sapere quale è stata accettata.
- Descriva il lavoro riga per riga
Una riga per voce, con quantità e prezzo unitario. «Rifacimento bagno — 4.800 €» è un preventivo che finirà in discussione; sei righe che descrivono lo stesso lavoro, no.
- Fissi una validità e lo mandi
Dica per quanto tiene il prezzo: trenta giorni è l'uso. Passata quella data lei è libero di rifare il preventivo, ed è questo che la protegge quando i materiali si muovono.
Scriva che cosa non è compreso
Quasi tutte le contestazioni su un preventivo riguardano il perimetro, non il prezzo. Il cliente dava per scontato che il vecchio arredo venisse portato via; lei dava per scontato di no. Entrambi erano ragionevoli, e nessuno l'ha scritto.
Aggiunga una breve riga di esclusioni: smaltimento dei materiali di risulta, ripristini, forniture del committente, lavorazioni che emergono una volta aperto il muro. Una frase, e la conversazione che non piace a nessuno non avviene.
La riga dell'IVA non è un ornamento
Mostri l'imponibile, l'aliquota, l'imposta e il totale. Un cliente che confronta due preventivi confronta totali: se uno è al netto, il confronto non significa nulla.
Se applica un regime senza addebito dell'IVA, lo scriva sul preventivo invece di lasciare la riga vuota — la dicitura esiste, e la sua assenza fa temere un'IVA che comparirà più avanti.
Che cosa trasforma un preventivo in contratto
L'accettazione firmata e datata dal cliente forma il contratto, e il preventivo diventa il documento che dice che cosa è stato pattuito. Per questo merita di essere scritto con cura e non in fretta.
Conservi la copia accettata. Quando il lavoro cambia, faccia un preventivo suppletivo e lo faccia accettare a sua volta, invece di aggiungerlo alla fattura sperando che passi.
Domande frequenti
Si può far pagare un preventivo?
Per uno semplice, di rado: fa parte del vendere. Quando prepararlo comporta un sopralluogo, un rilievo o uno studio, farlo pagare è ammesso, ma lo dica prima di cominciare e non dopo.
Quanto deve restare valido?
Trenta giorni è l'uso. Lo accorci se i costi dei materiali oscillano; qualunque sia il termine, scriva la data sul preventivo invece di lasciarlo aperto.
Si può cambiare il prezzo dopo l'accettazione?
Non unilateralmente. Una volta accettato, il preventivo è il prezzo pattuito per il lavoro descritto. Ciò che sta fuori da quella descrizione è un nuovo preventivo, che va accettato a sua volta.